10 Kỹ Năng Giao Tiếp Giúp Bạn Thành Công Trong Sự Nghiệp Và Cuộc Sống

Các nhà tuyển dụng luôn xem kỹ năng giao tiếp hiệu quả là một trong những kỹ năng mềm quan trọng nhất trong các tin đăng tuyển dụng. Vì vậy, việc trau dồi và phát triển các kỹ năng giao tiếp có thể giúp bạn duy trì lợi thế cạnh tranh và thăng tiến nhanh hơn trên con đường sự nghiệp.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về 10 kỹ năng giao tiếp thiết yếu, thảo luận các phương pháp để cải thiện chúng, và khám phá cách làm nổi bật những kỹ năng này trong CV cũng như trong buổi phỏng vấn.

Giao tiếp phi ngôn ngữ là một trong nhiều công cụ giúp bạn tạo ấn tượng tốt trong các buổi phỏng vấn và trong cuộc sống công sở. Tuy nhiên, việc đánh giá ứng viên nên dựa trên kỹ năng và trình độ chuyên môn, và môi trường làm việc nên hướng tới sự hòa nhập và thấu hiểu những khác biệt trong phong cách giao tiếp của mỗi cá nhân.

Kỹ năng giao tiếp là gì?

Kỹ năng giao tiếp là khả năng bạn sử dụng khi chia sẻ và tiếp nhận các loại thông tin khác nhau. Quá trình này có thể diễn ra thông qua tương tác trực tiếp, các cuộc trò chuyện qua điện thoại hoặc qua các kênh kỹ thuật số như email và mạng xã hội.

Giao tiếp một cách rõ ràng và hiệu quả là một kỹ năng cực kỳ quan trọng trong môi trường công sở. Học hỏi từ những người giao tiếp giỏi và nỗ lực phát triển kỹ năng này có thể hỗ trợ đắc lực cho các mục tiêu nghề nghiệp của bạn.

4 Loại hình giao tiếp chính

1. Giao tiếp bằng lời nói (Verbal)

Dưới đây là một số điểm cần lưu ý khi sử dụng ngôn ngữ nói và rèn luyện kỹ năng giao tiếp bằng lời nói:

Sử dụng giọng nói mạnh mẽ, tự tin.
Thực hành lắng nghe chủ động.
Tránh sử dụng các từ đệm, từ lấp khoảng trống (ví dụ: à, ừm, thì, là…).
Tránh dùng thuật ngữ chuyên ngành trừ khi thực sự cần thiết.

2. Giao tiếp phi ngôn ngữ (Nonverbal)

Dưới đây là những điều cần cân nhắc khi giao tiếp qua ngôn ngữ cơ thể và biểu cảm khuôn mặt để rèn luyện kỹ năng phi ngôn ngữ:

Để ý cách cảm xúc của bạn biểu hiện ra bên ngoài cơ thể.
Chủ động trong việc sử dụng giao tiếp phi ngôn ngữ.
Bắt chước các cử chỉ phi ngôn ngữ mà bạn thấy hiệu quả từ người khác.

3. Giao tiếp bằng hình ảnh (Visual)

Khi giao tiếp bằng hình ảnh, biểu đồ, hãy xem xét các yếu tố sau:

Hỏi ý kiến người khác trước khi thêm các yếu tố hình ảnh.
Xem xét đối tượng khán giả của bạn là ai.
Chỉ sử dụng hình ảnh nếu chúng thực sự tăng thêm giá trị cho thông điệp.
Đảm bảo hình ảnh rõ ràng và dễ hiểu.

4. Giao tiếp bằng văn bản (Written)

Từ báo cáo đến các bài đăng trên mạng xã hội, đây là những điểm cần lưu ý trong giao tiếp bằng văn bản:

Phấn đấu cho sự đơn giản.
Đừng quá phụ thuộc vào giọng văn (vì nó có thể bị hiểu sai).
Dành thời gian xem lại những gì bạn đã viết.
Lưu lại những bài viết mà bạn thấy hiệu quả hoặc yêu thích.

10 Kỹ năng giao tiếp quan trọng mà nhà tuyển dụng tìm kiếm

Đây là 10 kỹ năng giao tiếp mà nhà tuyển dụng và chuyên viên tuyển dụng muốn thấy trong CV, thư xin việc, buổi phỏng vấn và quá trình phát triển sự nghiệp của bạn:

1. Lắng nghe chủ động (Active Listening)

Lắng nghe chủ động có nghĩa là hoàn toàn chú tâm vào người mà bạn đang giao tiếp. Hãy tập trung vào người nói, ghi nhận biểu cảm khuôn mặt, ngôn ngữ cơ thể và lắng nghe tông giọng của họ. Việc làm rõ quan điểm của họ bằng các câu hỏi nối tiếp hoặc diễn giải lại những gì họ nói cho thấy bạn đang thực sự chú ý. Thực hành lắng nghe chủ động giúp xây dựng mối quan hệ tốt với đồng nghiệp và tăng cường sự thấu hiểu tại nơi làm việc.

2. Sử dụng phương pháp giao tiếp phù hợp

Khi lựa chọn một phương pháp giao tiếp, hãy xem xét đối tượng của bạn và thông tin bạn muốn chia sẻ. Ví dụ, một email trang trọng có thể phù hợp khi trao đổi với nhà tuyển dụng tiềm năng. Thông tin phức tạp có thể dễ dàng chia sẻ hơn khi gặp mặt trực tiếp hoặc qua hội nghị video. Tình bạn nơi công sở từ xa có thể phát triển khi bạn giữ liên lạc qua tin nhắn nhanh.

3. Sự thân thiện

Thái độ thân thiện có thể giúp thúc đẩy sự tin tưởng tại nơi làm việc. Những cử chỉ nhỏ như hỏi thăm mọi người, nhớ những chi tiết nhỏ về gia đình họ hoặc khen ngợi khi họ làm tốt công việc có thể giúp bạn xây dựng mối quan hệ hiệu quả với đồng nghiệp và quản lý.

4. Sự tự tin

Mọi người có xu hướng hưởng ứng những ý tưởng được trình bày một cách tự tin. Giao tiếp bằng mắt khi nói chuyện, ngồi hoặc đứng thẳng lưng có thể truyền tải sự chắc chắn. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng cũng giúp bạn trả lời các câu hỏi một cách tự tin. Phát triển sự tự tin là điều vô cùng hữu ích trong các cuộc phỏng vấn và trong công việc.

5. Chia sẻ và tiếp nhận phản hồi

Những người giao tiếp giỏi có khả năng tiếp nhận và chia sẻ phản hồi mang tính xây dựng. Đây là chìa khóa để tránh hiểu lầm và củng cố hiệu quả công việc trong một dự án. Việc đưa ra và chấp nhận phản hồi có thể cải thiện công việc của bạn và hỗ trợ sự phát triển chuyên môn. Khi bạn nghe được một phản hồi được đưa ra một cách khéo léo, hãy suy nghĩ tại sao nó lại hiệu quả và làm thế nào bạn có thể áp dụng những kỹ năng đó.

6. Âm lượng và tông giọng

Một kỹ năng nói quan trọng là biết cách nói sao cho người khác nghe rõ. Điều chỉnh giọng nói của bạn để phù hợp với nhiều bối cảnh khác nhau là một kỹ năng quan trọng để giao tiếp hiệu quả. Việc kiểm soát tông giọng, cao độ, những từ bạn nhấn mạnh và nơi bạn ngắt nghỉ có thể giúp khán giả hiểu sâu hơn về thông điệp của bạn.

7. Sự đồng cảm (Empathy)

Đặc điểm này có thể được gọi là “trí tuệ cảm xúc” và rất quan trọng trong cả môi trường làm việc nhóm và giao tiếp một-một. Trong cả hai trường hợp, bạn cần nhạy bén với cảm xúc của người khác và có thể phản ứng một cách phù hợp. Nếu ai đó đang buồn bã, sự đồng cảm có thể giúp bạn thừa nhận và xoa dịu cảm xúc của họ. Ngược lại, việc có thể hiểu khi ai đó đang cảm thấy tích cực và nhiệt tình có thể giúp bạn nhận được sự ủng hộ cho các ý tưởng và dự án của mình.

8. Sự tôn trọng

Để người khác nói mà không ngắt lời được xem là một kỹ năng giao tiếp tốt gắn liền với sự tôn trọng. Giao tiếp tốt cũng có nghĩa là tôn trọng thời gian của người khác bằng cách đi thẳng vào vấn đề, bám sát các điểm chính, đặt câu hỏi làm rõ và trả lời đầy đủ các câu hỏi của họ.

9. Các dấu hiệu phi ngôn ngữ

Mọi người cũng giao tiếp thông qua các dấu hiệu phi ngôn ngữ: ngôn ngữ cơ thể, biểu cảm khuôn mặt và giao tiếp bằng mắt. Khi bạn lắng nghe ai đó, hãy chú ý đến ngôn ngữ phi ngôn ngữ của họ. Nếu ai đó sử dụng ngôn ngữ cơ thể mà bạn không quen thuộc, hãy cân nhắc đặt câu hỏi để làm rõ.

10. Khả năng phản hồi nhanh chóng (Responsiveness)

Phản hồi nhanh chóng một tin nhắn điện thoại hoặc email thường được đánh giá cao ở nơi làm việc. Trước tiên, bạn có thể cân nhắc xem sẽ mất bao lâu để đưa ra một câu trả lời thỏa đáng. Nếu đó là một vấn đề phức tạp, bạn có thể xác nhận rằng bạn đã nhận được tin nhắn và cho người kia biết khi nào bạn có thể trả lời đầy đủ.

Cách làm nổi bật kỹ năng giao tiếp trong hồ sơ xin việc

Dưới đây là một vài cách bạn có thể làm nổi bật kỹ năng giao tiếp của mình trong CV, thư xin việc và buổi phỏng vấn:

- Trong CV (Resume): Một chiếc CV được viết tốt, cấu trúc rõ ràng và không có lỗi chính tả, tự nó đã thể hiện kỹ năng giao tiếp bằng văn bản mạnh mẽ. Bạn cũng nên liệt kê các thế mạnh giao tiếp của mình trong phần kỹ năng, đặc biệt nếu công việc yêu cầu những khả năng giao tiếp cụ thể.
- Trong thư xin việc (Cover Letter): Thư xin việc là một cơ hội tuyệt vời để bạn trình bày chi tiết hơn về kỹ năng giao tiếp của mình. Hãy chứng minh chúng bằng cách đảm bảo thư được viết tốt, không có lỗi và phù hợp với vị trí ứng tuyển.
- Trong buổi phỏng vấn: Cách đầu tiên bạn giao tiếp trong buổi phỏng vấn là qua cách bạn thể hiện bản thân. Hãy đến phỏng vấn sớm 10–15 phút, ăn mặc phù hợp với vị trí. Quản lý các dấu hiệu phi ngôn ngữ và ngôn ngữ cơ thể bằng cách ngồi thẳng, nhìn vào mắt người phỏng vấn, áp dụng kỹ năng lắng nghe chủ động và thể hiện sự tự tin.

Làm thế nào để cải thiện kỹ năng giao tiếp của bạn?

Với kinh nghiệm và sự luyện tập, bạn hoàn toàn có thể phát triển và cải thiện kỹ năng giao tiếp của mình. Hãy bắt đầu bằng cách xác định điểm mạnh của bạn và sau đó thực hành và phát triển các lĩnh vực khác.

Quan sát những người giao tiếp giỏi xung quanh bạn: Xác định những người trong gia đình, bạn bè luôn truyền đạt ý tưởng và thông tin một cách rõ ràng, với sự tôn trọng, đồng cảm và tự tin. Ghi chú lại những cách cụ thể mà họ giao tiếp với người khác.
Nhờ một người bạn thân hoặc đồng nghiệp góp ý mang tính xây dựng: Để có một ý kiến khách quan, hãy nhờ một người bạn đáng tin cậy đưa ra phản hồi trung thực. Hiểu được những lĩnh vực giao tiếp mà bạn cần cải thiện có thể giúp bạn có định hướng rõ ràng.
Phát triển và thực hành các thói quen giao tiếp: Thực hành những thói quen mới có thể giúp bạn trở thành một người giao tiếp tốt hơn. Điều đó có thể bao gồm việc phản hồi câu hỏi nhanh hơn, duy trì giao tiếp bằng mắt phù hợp, đưa ra phản hồi tích cực và đặt câu hỏi trong các cuộc trò chuyện.
Tham gia các khóa học hoặc hội thảo về kỹ năng giao tiếp: Có rất nhiều hội thảo, khóa học trực tuyến và trực tiếp có thể giúp bạn trở thành một người giao tiếp tốt hơn. Các lớp học này có thể bao gồm hướng dẫn, đóng vai, bài tập viết và thảo luận mở.
Tìm kiếm cơ hội để giao tiếp: Tìm kiếm các tình huống trong và ngoài công việc đòi hỏi bạn phải sử dụng kỹ năng giao tiếp. Điều này có thể cho bạn cơ hội để giữ cho các kỹ năng tốt của mình luôn sắc bén và thực hành các kỹ năng mới.

Giao tiếp hiệu quả tại nơi làm việc

Mặc dù có một số kỹ năng giao tiếp có thể được sử dụng trong nhiều tình huống khác nhau, dưới đây là một vài cách bạn có thể trở thành một người giao tiếp hiệu quả tại nơi làm việc:

Rõ ràng và súc tích: Truyền tải thông điệp của bạn một cách rõ ràng và súc tích có thể giảm thiểu nhầm lẫn, tăng tốc dự án và giúp người khác nhanh chóng hiểu được mục tiêu của bạn. Thay vì sử dụng những câu dài, chi tiết, hãy cố gắng đưa thông điệp của bạn về ý nghĩa cốt lõi. Mặc dù cung cấp bối cảnh là hữu ích, nhưng tốt nhất là chỉ đưa ra những thông tin cần thiết nhất khi cố gắng truyền đạt ý tưởng, hướng dẫn hoặc thông điệp.
Thực hành sự đồng cảm: Hiểu được cảm xúc, mục tiêu và quan điểm của đồng nghiệp có thể cải thiện cách bạn giao tiếp với họ. Ví dụ, nếu bạn cần sự giúp đỡ từ các phòng ban khác để khởi động một dự án và họ không sẵn lòng hoặc do dự, việc thực hành sự đồng cảm có thể giúp bạn trình bày thông điệp của mình theo cách giải quyết được những lo ngại của họ.
Thể hiện sự quyết đoán (Assert Yourself): Đôi khi bạn cần phải quyết đoán để đạt được mục tiêu của mình, cho dù đó là yêu cầu tăng lương, tìm kiếm cơ hội dự án hay phản đối một ý tưởng mà bạn không nghĩ là sẽ có lợi. Mặc dù trình bày một cách tự tin là quan trọng ở nơi làm việc, nhưng hãy luôn tôn trọng người khác. Nói bằng một giọng điệu chừng mực và cung cấp lý do hợp lý cho quan điểm của bạn có thể giúp người khác dễ tiếp thu hơn.
Giữ bình tĩnh và nhất quán: Khi có bất đồng hoặc xung đột, để cảm xúc xen vào có thể khiến mọi việc khó giải quyết hơn. Hãy giữ bình tĩnh khi giao tiếp với người khác tại nơi làm việc. Luôn thư giãn và giữ giọng nói đều đều để tăng cơ hội đạt được một kết luận hòa bình và hiệu quả.

Được chuyển ngữ từ bài viết “10 Communication Skills for Your Life and Career Success” đăng tải trên website Indeed bởi các tác giả Genevieve Northup, MBA, SHRM-CP, HCI-SPTD.

Được dịch bởi Đỗ Như Quỳnh.