Bật Mí 5 Mẹo Giao Tiếp Đẩy Nhanh Tiến Độ Đội Nhóm

Tóm tắt:

Giao tiếp không chỉ là một kỹ năng mềm, mà là cốt lõi của quản lý hiệu quả. Tuy nhiên, các cuộc khảo sát cho thấy rằng nhân viên cảm thấy khó chịu bởi sự giao tiếp không rõ ràng từ cấp trên. Một số thách thức này chắc chắn đến từ môi trường giao tiếp bị cô lập hơn do hình thức làm việc từ xa và kết hợp. Trong giao tiếp, khi người quản lý không rõ ràng, điều đó có thể khiến nhóm mất tập trung, làm giảm chất lượng công việc. Điều quan trọng là người quản lý phải nhận ra rằng giao tiếp rõ ràng, nhất quán không phải là một lựa chọn mà là điều bắt buộc. Dưới đây là một số cách cải thiện giao tiếp:

Thiết lập kỳ vọng từ đầu: Đồng nhất với nhóm của bạn về cách sử dụng các nền tảng giao tiếp khác nhau. Khi cả nhóm đồng thuận về công cụ nào nên sử dụng và khi nào, có thể giảm đáng kể sự cản trở trong giao tiếp.

Tạo một “khung rõ ràng”: Khi bắt đầu một dự án mới, hãy tạo ra một bộ tài liệu ngắn gọn mô tả mục tiêu dự án, trách nhiệm cá nhân, hướng dẫn quy trình và thời hạn quan trọng. Trung tâm tập trung thông tin này giúp mọi người tiếp cận dễ dàng với cùng một nguồn thông tin và giảm thiểu sự nhầm lẫn và qua lại.

Đảm bảo mọi thứ đều có thể truy cập được: Ghi chép tỉ mỉ các quyết định, biên bản cuộc họp và trạng thái dự án trong một vị trí kỹ thuật số trung tâm mà mọi người đều có thể truy cập. Đặt ra tiêu chuẩn về nơi lưu trữ tài liệu và cách thông tin được lưu.

Thiết lập giờ làm việc: Đây là khoảng thời gian mà bạn nên sẵn sàng qua chat, điện thoại, hoặc video để thảo luận về bất kỳ mối quan tâm hoặc câu hỏi nào. Hãy coi đó như một “cánh cửa mở” để cả nhân viên tại văn phòng và từ xa đều có cơ hội tương tác trực tiếp với nhau.

Thực hiện các buổi họp đánh giá thường xuyên: Sau các thông báo quan trọng của công ty, việc tổ chức các buổi họp đánh giá với nhóm của bạn sẽ rất hữu ích. Điều này sẽ giúp bạn đánh giá mức độ hiểu và chấp nhận thông báo của nhân viên, đồng thời giúp bạn làm rõ và giải đáp bất kỳ câu hỏi nào.

Khi ngày càng nhiều nhân viên làm việc từ xa hoặc trong môi trường kết hợp, nhu cầu về giao tiếp hiệu quả ngày càng trở nên quan trọng hơn.

Theo một báo cáo gần đây của FlexOS, nhân viên đánh giá quản lý của họ chỉ đạt điểm trung bình 7 trên thang điểm 10 – tương đương với điểm C – về khả năng quản lý hiệu quả các nhóm làm việc từ xa và kết hợp. Tệ hơn nữa, 30% trong số họ cho biết họ cảm thấy khó chịu vì giao tiếp không rõ ràng từ sếp. Một số thách thức này đến từ môi trường làm việc phân mảnh do làm việc từ xa và kết hợp. Theo một cuộc khảo sát của Fishbowl, chỉ có một nửa số chuyên gia hiểu rõ kế hoạch làm việc kết hợp của công ty mình.

Là người quản lý, nhiệm vụ của bạn là đảm bảo rằng thông tin quan trọng được chia sẻ một cách phù hợp và rõ ràng, không để lại chỗ cho những hiểu lầm hoặc xung đột. Vậy làm thế nào để bạn trở thành một người giao tiếp xuất sắc trong môi trường làm việc thay đổi liên tục này?

Cải thiện kỹ năng giao tiếp của bạn

Hãy tưởng tượng thế này: Bạn đang tập trung vào một dự án, và một email từ sếp hiện lên với nội dung: “Hãy tập trung vào việc làm cho nó thu hút về mặt hình ảnh.” Bạn tràn đầy năng lượng và bắt đầu thiết kế đồ họa, cẩn thận chọn lựa phông chữ, màu sắc và bố cục để tạo ra trải nghiệm hấp dẫn cho người dùng. Khi bạn gần hoàn thành tác phẩm, một email khác xuất hiện với nội dung thẳng thừng: “Hãy đảm bảo nội dung là ưu tiên hàng đầu.” Bây giờ bạn sẽ làm gì? Có chỉnh sửa nào cần thiết cho nội dung không? Sự thiếu rõ ràng trong chỉ đạo của người quản lý khiến bạn phải vật lộn với sự bối rối, ảnh hưởng không chỉ đến năng suất mà còn cả tinh thần của bạn.

Khi người quản lý giao tiếp không rõ ràng, điều đó có thể khiến nhóm mất tập trung và giảm chất lượng đầu ra. Quan trọng là người quản lý phải nhận ra rằng giao tiếp rõ ràng và nhất quán là điều không thể thiếu. Giao tiếp kém cản trở cả sự tiến bộ cá nhân lẫn tập thể.

Dưới đây là một số kỹ thuật bạn có thể sử dụng để cải thiện giao tiếp của mình:

1. Thiết lập kỳ vọng từ đầu:

Một trong những thách thức khi làm việc từ xa là tình trạng quá tải thông tin. Chúng ta liên tục bị tấn công bởi email, tin nhắn, cuộc gọi và các thông báo khác. Điều quan trọng là đồng bộ với nhóm của bạn về cách sử dụng các nền tảng giao tiếp khác nhau. Ví dụ, email có thể phù hợp cho những thông báo dài hạn, trong khi các ứng dụng nhắn tin như MS Teams hoặc Slack có thể xử lý những nhu cầu tức thì và làm rõ thông tin nhanh chóng.

Sự nhất quán trong việc tuân thủ các tiêu chuẩn này và nhắc nhở những người khác khi họ không tuân thủ sẽ giúp giảm thiểu sự cản trở trong giao tiếp.

2. Tạo “khung rõ ràng”:

Khi bắt đầu dự án mới, hãy tạo các tài liệu ngắn gọn mô tả mục tiêu dự án, trách nhiệm cá nhân, hướng dẫn quy trình, và thời hạn quan trọng. Bộ tài liệu này, mà tôi gọi là “khung rõ ràng,” sẽ giúp mọi người dễ dàng tiếp cận cùng một nguồn thông tin, ngăn chặn sự nhầm lẫn và những cuộc trao đổi không cần thiết.

Hãy tạo ra những tài liệu này cùng với tất cả các thành viên trong nhóm để đảm bảo mọi người đều đồng thuận. Thông qua việc này, bạn không chỉ lấp đầy các khoảng trống trong việc hiểu mà còn tạo ra nền tảng vững chắc cho sự tuân thủ và lan tỏa kiến thức.

3. Đảm bảo mọi thứ có thể truy cập:

Đảm bảo rằng tất cả thành viên trong nhóm — dù là làm việc từ xa hay tại văn phòng — đều có thể dễ dàng truy cập tất cả thông tin liên lạc. Lưu trữ cẩn thận các quyết định, biên bản cuộc họp và trạng thái dự án ở một nơi kỹ thuật số trung tâm mà mọi người đều có thể tiếp cận.

Hãy thiết lập các tiêu chuẩn về cách lưu trữ tài liệu và cách thông tin được lưu giữ. Nếu tổ chức của bạn sử dụng nhiều nền tảng lưu trữ đám mây, hãy quy định rõ cái nào nên được tải lên và ở đâu.

4. Thiết lập giờ làm việc:

Một cách để tạo điều kiện giao tiếp trực tiếp với nhân viên là thiết lập “giờ làm việc” hàng tuần — cả từ xa và tại văn phòng. Đây là khoảng thời gian bạn có thể dễ dàng tiếp cận thông qua tin nhắn, điện thoại hoặc cuộc gọi video để thảo luận về bất kỳ mối quan tâm hoặc câu hỏi nào. Hãy coi đó là một “cánh cửa mở ảo” để cả nhân viên tại văn phòng và từ xa đều có cơ hội tương tác. Không cần phải có một chương trình nghị sự cụ thể trong giai đoạn này, chỉ cần tập trung lắng nghe nhân viên của bạn một cách đồng cảm và giải quyết nhu cầu của họ. Hãy hoàn toàn hiện diện. Điều này sẽ giúp việc thúc đẩy kết nối với cấp dưới trực tiếp của bạn trở nên dễ dàng hơn.

5. Thực hiện các buổi đánh giá thường xuyên:

Sau các thông báo quan trọng của công ty, việc thiết lập các cuộc họp rút kinh nghiệm với nhóm của bạn có thể rất có giá trị. Làm như vậy sẽ giúp bạn đánh giá mức độ hiểu và chấp nhận thông báo của mọi người, đồng thời giúp bạn có cơ hội làm rõ và giải đáp mọi thắc mắc. Hãy nhớ rằng nhóm của bạn đang trông chờ vào bạn để đánh giá cách phản hồi các thông báo cấp cao nhất. Bạn là người truyền đạt thông điệp của ban lãnh đạo cấp cao đến nhóm của mình.

Tập hợp mọi người lại với nhau:

Một nhóm chơi cùng nhau sẽ gắn kết với nhau hơn. Việc tổ chức các hoạt động xây dựng nhóm hàng tháng có thể tạo nên mối liên kết bền chặt hơn và tạo ra văn hóa nhóm gắn kết hơn. Trong khi các hoạt động trực tiếp thường mang lại sự gắn kết về mặt cảm xúc cao hơn, các sự kiện ảo cũng có thể hiệu quả, đặc biệt là đối với các nhóm hoàn toàn làm việc từ xa. Việc kết hợp các tương tác có tổ chức này đóng vai trò là chất xúc tác cho giao tiếp cởi mở bằng cách phá vỡ các rào cản phân cấp hoặc giữa các cá nhân và nuôi dưỡng một môi trường nơi các ý tưởng có thể tự do tuôn chảy giữa các thành viên trong nhóm. Điều này thúc đẩy văn hóa minh bạch và tin tưởng, đây là nền tảng cho giao tiếp hiệu quả trong nhóm.

Kiểm tra định kỳ:

Đừng giả định rằng “không có tin tức là tin tốt”. Một cách để kiểm tra nhóm của bạn là thực hiện các cuộc khảo sát ẩn danh hàng tháng để đánh giá xem những hoạt động nào đang hiệu quả. Dưới đây là một số câu hỏi mẫu để đo lường hiệu quả của các hoạt động, đánh giá kế hoạch đã triển khai và nuôi dưỡng văn hóa giao tiếp cởi mở:

Những khía cạnh nào của các hoạt động giao tiếp và hợp tác gần đây bạn thấy có lợi nhất? Vui lòng giải thích.
Có hoạt động nào bạn cảm thấy không phù hợp với mình không? Bạn có đề xuất gì để cải thiện?
Những bước nào có thể được thực hiện để cải thiện sự cởi mở và hiệu quả trong giao tiếp và hợp tác trong nhóm của chúng ta?
Những thay đổi gần đây trong [quy trình hoặc hoạt động cụ thể] có giúp cải thiện trải nghiệm làm việc của bạn không? Hãy đưa ra ví dụ.
Trên thang điểm từ 1 đến 10, bạn sẽ đánh giá hiệu quả của giao tiếp và hợp tác trong nhóm như thế nào?

Tiếp theo, hãy tổ chức cuộc thảo luận nhóm để giải thích kết quả khảo sát, nhằm tìm ra sự cân bằng giữa các sở thích đa dạng. Khi kế hoạch đã được triển khai, đừng quên đo lường hiệu quả của nó và khuyến khích phản hồi. Điều chỉnh cách tiếp cận hàng quý, giữ cho nó luôn đáp ứng nhu cầu phát triển của nhóm. Những cuộc thảo luận sau các đợt kiểm tra này không chỉ cho phép các thành viên trong nhóm bày tỏ sở thích và mối quan tâm của họ, mà còn thúc đẩy một văn hóa giao tiếp cởi mở. Tính minh bạch trong việc giải quyết và cải thiện nhu cầu của nhóm cho thấy một văn hóa giao tiếp chủ động, không thể thiếu để nuôi dưỡng một nhóm linh hoạt và thích ứng.

Giao tiếp không chỉ là một kỹ năng mềm; nó là nền tảng của quản lý hiệu quả. Trong suốt quá trình này, đừng ngần ngại sử dụng các công nghệ mới có thể gắn kết nhóm của bạn cả về mặt tình cảm và hoạt động. Là một nhà quản lý mới, bạn có cơ hội thiết lập lại những cách làm cũ và đảm nhận vai trò truyền thông hiệu quả hơn trong bối cảnh làm việc từ xa và kết hợp này.

Được chuyển ngữ từ bài viết “Poor Communication May Be Slowing Down Your Team“ đăng tải trên website Harvard Business Review bởi tác giả Gleb Tsipursky.

Được dịch bởi Đỗ Như Quỳnh.