4 Loại Hình Giao Tiếp và Cách Cải Thiện Chúng

Tạo ảnh hưởng thực sự tại nơi làm việc thông qua giao tiếp hiệu quả! Tìm hiểu 4 cách đơn giản sau đây để nâng cao kỹ năng giao tiếp của bạn.

Kỹ năng giao tiếp là yếu tố sống còn cho một môi trường làm việc lành mạnh và hiệu quả. Thường được xếp vào nhóm kỹ năng mềm (soft skill) hoặc kỹ năng liên kết giữa những cá nhân (interpersonal skill), giao tiếp là hành động chia sẻ thông tin từ một người đến một người khác hoặc một nhóm người. Có nhiều cách giao tiếp khác nhau, mỗi cách đều đóng vai trò quan trọng trong việc truyền tải thông tin.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu sâu hơn về bốn loại hình giao tiếp khác nhau và cách rèn luyện kỹ năng cho từng loại hình.

Các loại hình giao tiếp

Có nhiều cách khác nhau để chúng ta chia sẻ thông tin với nhau. Ví dụ, bạn có thể sử dụng giao tiếp bằng lời nói khi thuyết trình cho một nhóm. Bạn có thể sử dụng giao tiếp bằng văn bản khi ứng tuyển hoặc gửi email. Dưới đây là cái nhìn sâu hơn về bốn loại hình giao tiếp chính:

1. Giao tiếp Bằng Lời Nói (Verbal):

Giao tiếp bằng lời nói là việc sử dụng ngôn ngữ để truyền tải thông tin thông qua nói chuyện hoặc ngôn ngữ ký hiệu. Đây là một trong những loại hình phổ biến nhất, thường được sử dụng trong các bài thuyết trình, hội nghị truyền hình (video conferences), các cuộc gọi điện thoại, cuộc họp và các cuộc trò chuyện trực tiếp (one-on-one). Giao tiếp bằng lời nói rất quan trọng vì nó mang lại hiệu quả cao. Sẽ rất hữu ích nếu kết hợp hỗ trợ giao tiếp bằng lời nói với cả giao tiếp phi ngôn ngữ và giao tiếp bằng văn bản.

Dưới đây là một vài bước bạn có thể thực hiện để phát triển kỹ năng giao tiếp bằng lời nói của mình:

Sử dụng giọng nói mạnh mẽ, tự tin. Đặc biệt khi trình bày thông tin cho một vài người hoặc một nhóm, hãy đảm bảo sử dụng giọng nói to, rõ ràng để mọi người có thể dễ dàng nghe thấy bạn. Hãy tự tin khi nói để ý tưởng của bạn rõ ràng và dễ hiểu cho người khác.
Sử dụng kỹ năng lắng nghe chủ động. Một khía cạnh khác của giao tiếp bằng lời nói là chăm chú lắng nghe và thấu hiểu người khác. Kỹ năng lắng nghe chủ động (Active listening) là chìa khóa khi tiến hành một cuộc họp, bài thuyết trình hoặc ngay cả khi tham gia vào một cuộc trò chuyện trực tiếp. Làm như vậy sẽ giúp bạn phát triển với tư cách là một người giao tiếp.
Tránh các từ đệm. Rất dễ, đặc biệt là trong khi thuyết trình, sử dụng các từ đệm như “ờm,” “à,” “kiểu như,” hoặc “thì.” Mặc dù điều này có vẻ tự nhiên sau khi kết thúc một câu hoặc khi dừng lại để sắp xếp suy nghĩ, nhưng nó cũng có thể gây xao nhãng cho khán giả của bạn. Hãy thử thuyết trình trước một người bạn hoặc đồng nghiệp đáng tin cậy, người có thể chỉ ra những lúc bạn dùng từ đệm. Cố gắng thay thế chúng bằng cách hít một hơi thật sâu khi bạn muốn dùng chúng.

2. Giao tiếp Phi Ngôn Ngữ (Nonverbal):

Giao tiếp phi ngôn ngữ là việc sử dụng ngôn ngữ cơ thể (body language), cử chỉ và biểu cảm khuôn mặt để truyền tải thông tin cho người khác. Các tín hiệu phi ngôn ngữ có thể được sử dụng cả một cách cố ý và vô ý. Ví dụ, bạn có thể vô tình mỉm cười khi nghe một ý tưởng hoặc thông tin thú vị. Giao tiếp phi ngôn ngữ rất hữu ích khi cố gắng thấu hiểu suy nghĩ và cảm xúc của người khác.

Nếu họ đang thể hiện ngôn ngữ cơ thể “đóng”, chẳng hạn như khoanh tay hoặc vai rụt lại, họ có thể đang cảm thấy lo lắng, tức giận hoặc hồi hộp. Nếu họ đang thể hiện ngôn ngữ cơ thể “mở” với cả hai chân đặt trên sàn và tay để bên cạnh hoặc trên bàn, họ có thể đang cảm thấy tích cực và cởi mở để tiếp nhận thông tin.

Dưới đây là một vài bước bạn có thể thực hiện để phát triển kỹ năng giao tiếp phi ngôn ngữ của mình:

Để ý xem cảm xúc của bạn biểu hiện thế nào trên cơ thể. Trong suốt cả ngày, khi bạn trải qua nhiều loại cảm xúc (từ tràn đầy năng lượng, buồn chán, hạnh phúc, đến thất vọng), hãy cố gắng xác định xem bạn cảm thấy cảm xúc đó ở đâu trong cơ thể mình. Ví dụ, nếu bạn cảm thấy lo lắng, bạn có thể nhận thấy dạ dày mình thắt lại. Phát triển nhận thức về bản thân (self-awareness) về cách cảm xúc ảnh hưởng đến cơ thể có thể giúp bạn làm chủ tốt hơn cách thể hiện bên ngoài của mình.
Chủ động về giao tiếp phi ngôn ngữ của bạn. Cố gắng thể hiện ngôn ngữ cơ thể tích cực khi bạn cảm thấy tỉnh táo, cởi mở và tích cực về môi trường xung quanh. Bạn cũng có thể sử dụng ngôn ngữ cơ thể để hỗ trợ giao tiếp bằng lời nói nếu bạn cảm thấy bối rối hoặc lo lắng về thông tin, chẳng hạn như nhíu mày. Sử dụng ngôn ngữ cơ thể cùng với giao tiếp bằng lời nói, chẳng hạn như đặt câu hỏi tiếp theo hoặc kéo người thuyết trình sang một bên để đưa ra phản hồi.
Học hỏi các giao tiếp phi ngôn ngữ mà bạn thấy hiệu quả. Nếu bạn thấy một số biểu cảm khuôn mặt hoặc ngôn ngữ cơ thể nào đó mang lại lợi ích trong một bối cảnh nhất định, hãy sử dụng nó như một hướng dẫn khi cải thiện giao tiếp phi ngôn ngữ của chính bạn. Ví dụ, nếu bạn thấy rằng khi ai đó gật đầu, điều đó truyền đạt sự chấp thuận và phản hồi tích cực một cách hiệu quả, hãy sử dụng nó trong cuộc họp tiếp theo của bạn khi bạn có cùng cảm xúc.

3. Giao tiếp Bằng Hình Ảnh (Visual):

Giao tiếp bằng hình ảnh là hành động sử dụng ảnh, tác phẩm nghệ thuật, bản vẽ, bản phác thảo, biểu đồ và đồ thị để truyền tải thông tin. Hình ảnh trực quan thường được sử dụng làm công cụ hỗ trợ trong các bài thuyết trình để cung cấp bối cảnh hữu ích bên cạnh giao tiếp bằng văn bản và/hoặc bằng lời nói. Bởi vì mọi người có phong cách học tập (learning styles) khác nhau, giao tiếp bằng hình ảnh có thể hữu ích hơn cho một số người trong việc tiếp thu các ý tưởng và thông tin.

Dưới đây là một vài bước bạn có thể thực hiện để phát triển kỹ năng giao tiếp bằng hình ảnh của mình:

Hỏi ý kiến người khác trước khi đưa hình ảnh vào. Nếu bạn đang cân nhắc chia sẻ một công cụ hỗ trợ trực quan trong bài thuyết trình hoặc email của mình, hãy xem xét việc hỏi ý kiến phản hồi từ người khác. Việc thêm hình ảnh đôi khi có thể khiến các khái niệm trở nên khó hiểu hoặc dễ bị diễn giải sai. Có được góc nhìn của người thứ ba có thể giúp bạn quyết định xem hình ảnh đó có tăng thêm giá trị cho nội dung giao tiếp của bạn hay không.
Xem xét đối tượng khán giả của bạn. Hãy chắc chắn bao gồm các hình ảnh trực quan dễ hiểu đối với khán giả của bạn. Ví dụ, nếu bạn đang trình bày một biểu đồ với dữ liệu không quen thuộc, hãy chắc chắn dành thời gian giải thích những gì đang diễn ra trong hình ảnh và nó liên quan như thế nào đến những gì bạn đang nói. Bạn không bao giờ nên sử dụng hình ảnh nhạy cảm, gây khó chịu, bạo lực hoặc phản cảm dưới bất kỳ hình thức nào.

Để cải thiện kỹ năng giao tiếp của mình, hãy đặt mục tiêu cá nhân để thực hiện từng bước những điều bạn muốn hoàn thành. Có thể hữu ích khi tham khảo ý kiến của các đồng nghiệp, quản lý hoặc cố vấn đáng tin cậy để xác định lĩnh vực nào là tốt nhất để tập trung trước tiên.

4. Giao tiếp Bằng Văn Bản (Written):

Giao tiếp bằng văn bản là hành động viết, gõ hoặc in các ký hiệu như chữ cái và số để truyền tải thông tin. Điều này hữu ích vì nó cung cấp một bản ghi thông tin để tham khảo. Viết lách thường được sử dụng để chia sẻ thông tin qua sách, tài liệu quảng cáo, blog, thư, bản ghi nhớ (memos), v.v. Email và các cuộc trò chuyện (chats) là các hình thức giao tiếp bằng văn bản phổ biến tại nơi làm việc.

Dưới đây là một vài bước bạn có thể thực hiện để phát triển kỹ năng giao tiếp bằng văn bản của mình:

Hướng đến sự đơn giản. Nội dung giao tiếp bằng văn bản phải càng đơn giản và rõ ràng càng tốt. Mặc dù việc bao gồm nhiều chi tiết trong các văn bản hướng dẫn có thể hữu ích, nhưng bạn nên tìm cách viết rõ ràng nhất có thể để khán giả của mình hiểu được.
Đừng dựa dẫm vào giọng điệu. Bởi vì bạn không có được sắc thái của giao tiếp bằng lời nói và phi ngôn ngữ, hãy cẩn thận khi bạn cố gắng sử dụng một phong cách giao tiếp hoặc một giọng điệu cụ thể khi viết. Ví dụ, việc cố gắng truyền đạt một câu chuyện cười, sự mỉa mai hoặc phấn khích có thể bị hiểu khác đi tùy thuộc vào khán giả. Thay vào đó, hãy cố gắng giữ cho bài viết của bạn càng đơn giản và rõ ràng càng tốt, và theo dõi bằng các cuộc trao đổi bằng lời nói, nơi bạn có thể thêm nhiều cá tính hơn.
Dành thời gian để xem lại nội dung văn bản của bạn. Dành thời gian để đọc lại email, thư từ hoặc bản ghi nhớ có thể giúp bạn xác định lỗi sai hoặc cơ hội để diễn đạt điều gì đó theo cách khác. Đối với các nội dung quan trọng hoặc những nội dung sẽ được gửi cho nhiều người, việc nhờ một đồng nghiệp đáng tin cậy xem lại cũng có thể hữu ích.
Lưu trữ lại những bài viết mà bạn thấy hiệu quả hoặc thú vị. Nếu bạn nhận được một tài liệu, email hoặc bản ghi nhớ nào đó mà bạn thấy đặc biệt hữu ích hoặc thú vị, hãy lưu lại để tham khảo khi viết nội dung của riêng mình. Kết hợp các phương pháp hoặc phong cách bạn thích có thể giúp bạn cải thiện theo thời gian.