Tóm tắt: Sử dụng cách tiếp cận có cấu trúc khi giao tiếp có thể giúp bạn quyết định những thông tin gì bạn muốn truyền đạt. Trong bài viết này, tác giả giới thiệu công thức “Cái gì, Vậy thì sao, Bây giờ thì sao” (What, So What, Now What). Giống như dao Thụy Sĩ nổi tiếng với tính linh hoạt và đáng tin cậy, cấu trúc này linh hoạt và có thể được sử dụng trong nhiều tình huống giao tiếp khác nhau. Cấu trúc này bao gồm ba câu hỏi đơn giản:
1) Cái gì (What): Mô tả và định nghĩa các sự kiện, tình huống, sản phẩm, vị trí, v.v…
2) Vậy thì sao (So What): Thảo luận về những tác động hoặc tầm quan trọng đối với người nghe hay nói cách khác là sự liên quan đến người nghe.
3) Bây giờ thì sao (Now What): Vạch ra lời kêu gọi hoặc các bước hành động tiếp theo như tiếp nhận câu hỏi hoặc thiết lập cuộc trò chuyện tiếp theo.
Giao tiếp hiệu quả ngày càng trở nên quan trọng hơn hết trong thế giới đang phát triển nhanh chóng này, nơi mỗi cuộc trò chuyện, đàm phán, cuộc họp hoặc bài thuyết trình đều có thể ảnh hưởng đến thành công cá nhân và nghề nghiệp của chúng ta. Chúng ta sẽ có nhiều khả năng đạt được mục tiêu giao tiếp của mình hơn nếu có thể đóng gói thông điệp của mình một cách rõ ràng, ngắn gọn và logic.
Trong bài viết này, tôi sẽ trình bày một cấu trúc 3 câu hỏi mà tôi tin rằng nó sẽ đóng vai trò như một công cụ không thể thiếu cho các tình huống khác nhau, từ các tương tác ngẫu hứng cho đến các bài thuyết trình kinh doanh quan trọng. Nhưng trước tiên hãy bắt đầu với lý do tại sao việc có một cách tiếp cận (để giao tiếp) có cấu trúc lại hữu ích đến vậy.
Giá trị của Cấu trúc trong Giao tiếp
Mỗi cấu trúc cung cấp một lộ trình, một sự kết nối logic của các ý tưởng hướng dẫn cả người giao tiếp và người nghe. Hãy nghĩ cấu trúc như một câu chuyện được trau chuốt cẩn thận hoặc một công thức được thiết kế tốt. Và những lợi ích của việc sử dụng một cấu trúc là rất nhiều:
- Rõ ràng: Cấu trúc loại bỏ sự mơ hồ, đảm bảo thông điệp của bạn trực tiếp, dễ hiểu và dễ theo dõi.
- Dễ nhớ: Những ý tưởng được trình bày theo một cấu trúc nhiều khả năng sẽ được ghi nhớ, làm cho khả năng giao tiếp của bạn có tác động mạnh mẽ hơn. Bộ não của chúng ta thực sự được thiết kế để mã hóa và ghi nhớ thông tin được cấu trúc.
- Thuyết phục: Một cấu trúc logic sẽ xây dựng từng luận, tạo điều kiện cho việc thuyết phục bằng cách hướng dẫn người nghe thông qua một lập luận hợp lý.
- Hiệu quả: Cấu trúc giúp tiết kiệm thời gian và năng lượng tinh thần, đơn giản hóa các ý tưởng phức tạp thành những điểm dễ hiểu và có thể hành động.
- Giảm lo lắng: Có một cấu trúc được xác định trước có thể giảm đáng kể lo lắng khi giao tiếp, vì bạn đã biết cách truyền đạt những gì cần nói và ít xảy ra trường hợp quên nội dung hơn.
Cấu trúc “Cái gì, Vậy thì sao, Bây giờ thì sao”
Giống như dao đa năng Thụy Sĩ, nổi tiếng với tính linh hoạt và đáng tin cậy, cấu trúc này linh hoạt và có thể được sử dụng trong nhiều tình huống giao tiếp khác nhau. Cấu trúc này bao gồm ba câu hỏi đơn giản:
- Cái gì (What): Mô tả và định nghĩa các sự kiện, tình huống, sản phẩm, vị trí, v.v.
- Vậy thì sao (So What): Thảo luận về những tác động hoặc tầm quan trọng của thứ đó đối với người nghe, hay nói cách khác là sự liên quan đến người nghe.
- Bây giờ thì sao (Now What): Vạch ra lời kêu gọi hoặc các bước hành động tiếp theo như tiếp nhận câu hỏi hoặc thiết lập cuộc trò chuyện tiếp theo.
Cấu trúc này không chỉ giúp bạn sắp xếp lại ý nghĩ của mình mà còn đóng vai trò như một điểm tham chiếu cho khán giả, giúp họ dễ dàng theo dõi và hành động dựa trên thông tin.
Vận dụng cấu trúc này
Cấu trúc trên sử dụng thế nào trong thực tế? Dưới đây có 3 ví dụ:
1. Giới thiệu:
Phần giới thiệu thường lan man và gây nhầm lẫn. Sử dụng cấu trúc này có thể giúp bạn rõ ràng và đặt ra kỳ vọng cho những gì sắp diễn ra.
Khi bạn giới thiệu ai đó:
- Cái gì (What): “Tôi rất vinh dự được giới thiệu Tiến sĩ Clark, người sẽ đến đây để thảo luận về những hiểu biết sâu sắc của cô ấy về thuyết gắn bó.”
- Vậy thì sao (So What): “Công việc của cô ấy đã thay đổi cách mà nhiều người đưa ra các quyết định hàng ngày. Tôi chắc chắn rằng bạn sẽ suy nghĩ khác đi khi rời khỏi đây tối nay.”
- Bây giờ thì sao (Now What): “Không cần tốn thời gian nữa, hãy cùng tôi chào đón Tiến sĩ Clark.”
Khi bạn giới thiệu một cái gì đó:
- Cái gì (What): “Tôi rất vui mừng giới thiệu phiên bản mới nhất của sản phẩm chúng tôi. Trong bản phát hành này, chúng tôi đã bổ sung thêm nhiều cải tiến về khả năng sử dụng và cải thiện tốc độ.”
- Vậy thì sao (So What): “Bây giờ khách hàng của chúng tôi có thể dễ dàng hoàn thành các công việc của họ hơn và tiết kiệm thời gian, tiền bạc.”
- Bây giờ thì sao (Now What): “Khi bạn rời khỏi phiên họp hội nghị này, vui lòng cài đặt nó ngay hôm nay.”
2. Trả lời câu hỏi
Trả lời câu hỏi là một cơ hội tuyệt vời để sử dụng cấu trúc này. Ví dụ, hãy tưởng tượng trong một buổi phỏng vấn xin việc, bạn được hỏi: “Vì sao bạn nghĩ mình đủ điều kiện cho công việc này?”
- Cái gì (What): “Tôi có hơn 12 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực làm việc trực tiếp với khách hàng, giải quyết các thách thức như chuyển sang hệ thống mới và triển khai quy trình mới.”
- Vậy thì sao (So What): “Những kinh nghiệm trước đây sẽ giúp tôi cung cấp cho khách hàng những kết quả chất lượng cao, đồng thời hỗ trợ tổ chức tinh gọn hóa quy trình triển khai.”
- Bây giờ thì sao (Now What): “Tôi rất sẵn lòng để bạn thảo luận về năng lực của tôi với một số khách hàng cũ của tôi.”
3. Đưa ra phản hồi
Tôi thường hướng dẫn khách hàng cần phải cung cấp phản hồi mang tính xây dựng để có thể sử dụng cấu trúc này. Ví dụ, bạn có một đồng nghiệp không hoàn thành báo cáo đúng hạn.
- Cái gì (What): “Tôi nhận thấy báo cáo của bạn không được nộp trong khung thời gian chúng ta đã thống nhất.”
- Vậy thì sao (So What): “Điều này khiến chúng ta gặp bất lợi trong việc thực hành bài thuyết trình và có thể gây khó khăn đến cuộc họp với khách hàng.”
- Bây giờ thì sao (Now What): “Tôi cần bạn hoàn thành báo cáo này vào sáng mai. Vui lòng hãy cho tôi biết tôi có thể làm gì để giúp gì bạn.”
Suy cho cùng, việc thành thạo giao tiếp có cấu trúc giúp bạn xây dựng thông điệp và quyết định những thông tin gì bạn muốn truyền đạt, đồng thời giúp người nghe của bạn dễ dàng tiếp thu và ghi nhớ thông tin. Bằng cách sử dụng “Cái gì, Vậy thì sao, Bây giờ thì sao”, bạn có thể điều hướng các tình huống giao tiếp khác nhau, đảm bảo rằng thông điệp của bạn không chỉ được lắng nghe mà còn được tiếp thu và hành động.
“Được chuyển ngữ từ bài viết “A Simple Hack to Help You Communicate More Effectively” đăng tải trên website Harvard Business Review bởi tác giả Matt Abrahams.”
Được dịch bởi Nguyễn Đỗ Minh Đức.
Các bạn có thể cập nhật thêm các bài viết về kiến thức của PnB Education, vui lòng click vào đây.
Kênh thông tin liên hệ và kết nối cùng PnB Education:
🌐 Website: http://pnb.edu.vn/
📧 Email: [email protected]
☎ Hotline/Zalo: 0986.2010.32 (Ms. Huyền)
🎙 Tiktok: https://www.tiktok.com/@haudang.pnb
🎬 Youtube: https://www.youtube.com/@pnbeducation
🛎 Facebook Page: https://www.facebook.com/TochucgiaoducPnB
📌 Facebook Group: https://www.facebook.com/groups/giaotiepmoingay
🏘 Zalo Group: https://zalo.me/g/apfeuq097
